Bestuur

Bestuur
Voorzitter:
Z. Erkelens-Aanen

Secrtaris: C. de Groot-de Groot, tel: 0184 41 59 10.

Penningmeester: A. Dekker-Bergman, tel: 0184 41 80 15.

2e Voorzitter: K. Blokland

Alg. adjunct: J. Mouthaan.

Lid: G.T. Mouthaan-van Munster.

 

Redactie blad “De Stamboom” en correspondentie adres: Industrieweg 13, 3361 HJ Sliedrecht,   e-mail: destamboomsliedrecht@gmail.com

 

Privacy Reglement Genealogische vereniging De Stamboom
(gebaseerd op de wet Algemene Verordening Gegevensbeheer)

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van Genealogische vereniging De Stamboom omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.

Begrippen:
1. Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
2. Leden zijn alle betalende leden van de vereniging.
3. Buitengewone leden zijn de ere-leden, die vrijgesteld zijn van de verplichte betaling van de jaarlijkse contributie.
4. Onder persoonsgegevens wordt verstaan: achternaam, voorletters, adres, woonplaats plus eventueel emailadres en telefoonnummer.
5. Onder vereniging wordt verstaan de Genealogische vereniging De Stamboom, zoals omschreven in de Statuten.
6. Inschrijfformulier, zowel schriftelijk als online, is het aanmeldformulier voor lidmaatschap van Genealogische vereniging De Stamboom.
7. Bewaartermijn bij de secretaris is maximaal 1 kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag. ( Art. 5.1.b, art 89 uit het AVG)
8. Een bewerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.
9. Huishoudelijk Reglement is het reglement wat is vastgesteld volgens Art. 20 van de Statuten van Genealogische vereniging De Stamboom.

Persoonsgegevens:
De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris en/of de ledenadministratie van de vereniging. Hij/zij heeft daartoe een bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen. Ook is er een uitdraai op papier van de leden, deze ledenlijst wordt achter slot bewaard. In dit bestand zijn de onder punt 4 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen. Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe vaste schijf, welke is gekoppeld aan de verenigingscomputer. De gegevens worden op deze computer bewaard achter een wachtwoord, dat bekend is aan het bestuur.
Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging, namelijk wie men is, het adres voor toezending verenigingsblad, uitnodigingen voor ledenvergaderingen en verdere activiteiten die de vereniging zal ontplooien. Het emailadres is noodzakelijk voor de leden die het verenigingsblad online wensen te ontvangen. Verzending van het verenigingsblad geschiedt met de emailadressen van de ontvangende leden in bcc-modus. Telefoonnummer is optioneel, aldus niet verplicht.
De persoonsgegevens van buitengewone leden zoals genoemd bij 3 bestaan uit dezelfde gegevens als bij de gewone leden.
De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden en eigen leden.
De persoonsgegevens worden, waar nodig, gedeeld met de bestuursleden en ledenadministratie.
De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.
De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van genoemde vereniging.
Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na 1 kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem van de secretaris en/of ledenadministratie. Bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben.

Wat zijn uw rechten?
U heeft het recht de Genealogische vereniging De Stamboom te vragen welke (persoons)gegevens zij van u verwerkt. De vereniging zal op dit verzoek (schriftelijk / email) binnen 4 weken reageren. Vervolgens kunt u de vereniging verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.

Inschrijfformulier:
Indien iemand lid wil worden van Genealogische vereniging De Stamboom zal hij of zij daartoe een inschrijfformulier moeten invullen en ondertekenen, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd onder 4 van dit reglement. Het inschrijfformulier zal tevens verwijzen naar dit privacy reglement. Op verzoek zal een exemplaar van genoemd privacy reglement worden uitgereikt.

Foto’s:
Bij activiteiten van de vereniging kunnen foto’s worden gemaakt van de aanwezigen. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het verenigingsblad, de website, een tentoonstelling of andere activiteit van de vereniging. Indien iemand die op 1 van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd. Bestuursleden en vrijwilligers verlenen bij voorbaat toestemming aan de vereniging voor openbaarmaking van tijdens activiteiten van de vereniging gemaakte foto’s waarop het bestuurslid/de vrijwilliger zichtbaar is. Indien bestuurslid/vrijwilliger hiertegen bezwaar heeft zal bestuurslid/vrijwilliger dit kenbaar maken en zullen de foto’s van hem of haar niet worden gebruikt.
Op aangeboden portretfoto’s en aanzichtkaarten met afgebeelde personen zal steeds schriftelijk vastgelegd moeten worden of deze voor publicatie op de website, in het verenigingsblad of andere publicatie gebruikt mogen worden.

Geluidsopnames:
Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de ledenvergaderingen en bestuursvergaderingen. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij de aanvang van de vergadering.

Is Genealogische vereniging De Stamboom voor andere websites verantwoordelijk via onder andere de advertenties?
De website van Genealogische vereniging De Stamboom kan verwijzingen (bijvoorbeeld door een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere sites, zoals andere historische verenigingen of archieven. Dit betekent niet automatisch dat de Genealogische vereniging De Stamboom verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. De vereniging is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.

Welke informatie wordt verzameld?
De vereniging maakt gebruik van zoekgegevens van de computer, via dit systeem wordt geanonimiseerd gegevens van het bezoek gedrag van de website verzameld. Hiermee kan de vereniging zien hoe de bezoekers de website gebruiken en hoe de vereniging de website kan verbeteren.
Verder verzamelt de vereniging genealogische en andere historische gegevens met betrekking tot Sliedrecht, de Alblasserwaard en omgeving. Deze gegevens worden bewaard en verwerkt met als doel voor genealogisch, historisch, demografisch en medisch onderzoek. Uit deze bronnen mag niets openbaar worden gemaakt zonder toestemming van belanghebbenden.

Data lek:
Bij een eventueel data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld. Indien blijkt dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. (Art. 33.1 van het AVG) In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris en/of ledenadministratie daarvan een registratie bijhouden.

Functionaris gegevensbescherming:
Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter, de secretaris dan wel de ledenadministratie zal wel als zodanig hiermee worden belast.

Op de jaarvergadering zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur, mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.

Opgesteld te Sliedrecht op 23 mei 2018.

Voorzitter Z. Erkelens-Aanen                                                  secretaris C. de Groot-de Groot